2第2章 / 全5章
人に伝える技術
会社や公的機関の中でのやり取りは、記録として残ることが前提です。「その場で察してもらう」より、「読み返しても誤解のない」文章を目指しましょう。
報告・連絡・相談は、事実と意見を分ける
「進んでいます」「大丈夫です」だけでは、相手は状況を判断できません。何が起きたか（事実）と、それをどう考えているか（意見・見立て）を分けて書くと、読み手は安心して次の判断に移れます。
曖昧な進捗報告
A社の件、進めてはいるのですが少し難航していて、来週にはなんとかしたいと思っています。
明確な進捗報告
【事実】A社との契約条件について、先方から追加の確認事項が3点届いています。 【見立て】社内確認に2〜3日かかる見込みです。 【依頼】来週水曜の最終回答で問題ないか、ご確認をお願いします。
「事実」「見立て」「依頼」とラベルを分けるだけで、相手は状況・判断・自分がすべきことを一目で理解できます。
メール・チャットの基本構成
用件を切り出す前に、相手が知りたい順番で情報を並べましょう。長いメールほど、この型が効きます。
件名：用件が一目でわかる件名
①結論・要件：何についての連絡か
②背景・理由：なぜ必要になったか（最小限）
③依頼したいこと：相手に何をしてほしいか
④期限・次のアクション：いつまでに、誰が何をするか
公的な文書・稟議書は「主語」と「である調」に注意する
社外向けの文書や稟議・申請の類は、口頭で話すときよりも一段フォーマルな型が求められます。特に次の2点は見落としがちです。
フォーマルな文書のチェックポイント
- 主語が省略されていないか「検討します」ではなく「本課にて検討します」など、誰が行うかを明確に
- 文体が統一されているか「である調」と「ですます調」が混在していないか
- 数字・日付の書式が揃っているか和暦・西暦、算用数字・漢数字の混在に注意
- 結論・根拠・依頼事項が章立てで分かれているか読み手が該当箇所だけ拾い読みできる構成に
口頭伝達との違いを意識する
口頭では、表情や声のトーン、その場の相槌が情報を補ってくれます。文章にはそれがありません。「言った・言わない」を防ぐためにも、依頼や決定事項は必ず文章に残し、期限と担当者をセットで書く習慣をつけましょう。