第1章伝わる文章の共通原則

① 結論から書く

人は忙しく、AIは文章の前半ほど重要度を高く扱う傾向があります。だからこそ、背景や経緯より先に「結局どうしてほしいのか」を書きましょう。おすすめは「PREP法」です。

Point（結論）：まず何を伝えたいか Reason（理由）：なぜそう言えるか Example（具体例）：裏付けとなる事実・数字 Point（再結論）：だから何をしてほしいか

一つの文に情報を詰め込むほど、読み手は主語と述語を見失います。「〜だが」「〜ので」でつなぎ続けず、文を区切る勇気を持ちましょう。

読みにくい

先日ご相談した件について社内で検討したのですが、予算の都合もあり全面的な導入は難しいものの、一部の部署であれば来月から試験的に始められる可能性があるため、詳細を詰めたいと考えています。

伝わる

先日ご相談いただいた件、社内で検討しました。全部署への導入は予算面で難しそうです。ただし一部部署であれば、来月から試験導入できる見込みです。詳細を詰めるお時間をいただけますか。

文を4つに分けただけで、「結論・理由・提案・依頼」の役割がそれぞれはっきりします。

「早めに」「できるだけ」「しっかり」は、書いた本人の中では明確でも、読む人（やAI）には基準がわかりません。数字・日時・固有名詞に置き換えましょう。

曖昧

なるべく早めに資料を確認して、問題があれば教えてください。

具体的

木曜17時までに資料をご確認ください。修正が必要な箇所があれば、コメント機能で指摘をお願いします。

人に伝えるときは「この人はどこまで知っているか」を、AIに伝えるときは「AIはこの会話の外の情報を知らない」ことを前提に書きます。どちらも、自分の頭の中にある文脈を、言葉にして渡す作業です。